Hoop voor IT

Zo, R12 in huis.. en hoe nu verder?

Een upgrade van Oracle E-Business Suite (EBS) is een ingrijpende operatie. Velen zijn bang voor een verstoring van financiële processen waardoor de upgrade vaak wordt uitgesteld. Maar, in de wereld van vandaag staan we onder constante druk om snel te innoveren, aan te passen en te concurreren binnen een steeds veranderende markt.

De upgrade van 11i naar R12 is onvermijdelijk. R12 heeft bijvoorbeeld nieuwe branche specifieke technologie en SOA architectuur. Helaas maakt geavanceerde rapportage er geen deel van uit.

Wat zijn uw opties?

Wellicht was u in 11i gewend om in aanvulling op de EBS-eigen rapportage te werken met de Financial Statement Generator (FSG) of met Discoverer. Beiden leveren potentieel problemen op in R12.

FSG: Oracle’s financiële rapportage tool

FSG is een van de oudste rapportage tools Oracle heeft, en door de jaren heen zijn er slechts kleine veranderingen doorgevoerd in de functionaliteit. In R12, kunnen FSGs worden geëxporteerd naar spreadsheets, met enige drilldown-functionaliteit. Het proces is echter niet erg intuïtief voor de gebruiker.

FSG staat te boek als een onhandige en omslachtige manier om financiële rapporten te creëren. Veel bedrijven zien zich daarom genoodzaakt om dit proces te outsourcen of het risico te lopen op incorrecte data. Voor de meeste bedrijven is rapportdefinitie een tijdrovend en moeizaam proces dat een grote belasting vormt voor zowel IT als Finance.

Discoverer: Oracle’s ad-hoc rapportage tool

Naast de Financial Statement Generator biedt Oracle ook Discoverer; een ad hoc-query tool die EBS breed kan worden gebruikt. Discoverer rapporten worden gebouwd met een eindgebruiker interface, maar vanwege de complexiteit worden de rapporten meestal gecreëerd door IT.

Discoverer is nog steeds beschikbaar in R12 maar er zijn aanzienlijke verschillen in de tabel structuur tussen 11i en R12. Sommige rapporten zullen zonder problemen meeverhuizen naar R12, maar er zullen ook heel wat rapporten zijn waarvoor veel werk vereist is om deze werkend te krijgen in R12.

Support voor Discoverer wordt niet gecontinueerd, er komen geen nieuwe versies van uit en ook is er geen 64-bit versie van de Discoverer Administrator beschikbaar. Waar Oracle op uit lijkt te zijn is door middel van middleware integratie Discoverer rapporten naar OBIEE te brengen en dit past goed bij hun strategie om klanten te bewegen om hun Business Intelligence oplossingen aan te schaffen.

Business Intelligence (BI): Veel informatie voor veel geld

Is BI de hoge kosten waard?

Wanneer bedrijven groeien worden hun rapportage behoeften ook steeds complexer. BI lijkt een aantrekkelijke optie voor rapportage, online analytical processing (OLAP), dashboards, en scoreborden. De mogelijkheid om gegevens vanuit verschillende systemen samen te brengen in een data warehouse klinkt inderdaad goed. Maar er zijn ook andere manieren om inzicht te verkrijgen in Oracle E-Business Suite data, en Excel is niet het antwoord.

Business Intelligence oplossingen (OBIEE in het bijzonder) zijn meestal dure, tijdrovende en arbeidsintensieve projecten met een implementatietijd van 12+ maanden. Vaak beginnen de frustraties echter pas echt nadat het project is afgerond.

BI doet weinig om in de dag-tot-dag behoeften van Finance gebruikers te voorzien. De hoeveelheid werk die bij het gebruik van BI moet worden besteed aan onderhoud, security, en creatie van rapporten vormt een grote belasting voor IT. IT is vaak zo overbelast met het creëren van rapporten, dat aan sommige aanvragen niet kan worden voldaan zodat eindgebruikers aan hun lot worden overgelaten en vervolgens alsnog data dumps doen, al dan niet naar spreadsheets, om inzicht te verkrijgen in de grote hoeveelheid informatie.

Spreadsheet Plugins: de oplossing die meer complexiteit toevoegt

Het gebeurt keer op keer, bedrijven upgraden naar R12 om daarna met grote frustratie te ondervinden dat de cijfers in rapporten niet kloppen of dat bepaalde rapporten helemaal niet werken. Hierdoor hebben ze behoefte aan een quick-fix en spreadsheet plug-ins worden dan vaak gekozen als een pleister op de wonde. Maar, spreadsheets zijn zeer foutgevoelig. Volgens CNBC bevatten niet minder dan 88% van de gebruikte spreadsheets in bedrijven fouten: http://www.cnbc.com/id/100923538.

Spreadsheets bieden eigenlijk alleen zeer beperkte rapportage mogelijkheden voor het Grootboek. Openstaande debiteurenlijsten, project rapportage en vendor analyse bijvoorbeeld zijn moeilijk te doen met spreadsheets. Plug-in tools zijn ook problematisch in gebruik met niet-financiële informatie of met maatwerk bronnen en dus zijn bedrijven hiervoor alsnog aangewezen op IT om maatwerk rapporten te maken.

Tel hier de risico’s bij op van datadumps, gebrekkige security, versiebeheer en beperkte drill-down mogelijkheden en we kunnen de conclusie trekken dat spreadsheet plug-ins een aantrekkelijke keuze zijn vanwege de bekendheid met Excel maar in het beste geval slechts een gedeeltelijke of tijdelijke oplossing bieden voor een groter probleem.

Dat moet beter kunnen

Er moeten betere opties zijn die voortbouwen op de kracht van Oracle EBS als de centrale bron van de waarheid in uw organisatie. Het moment dat uw data het ERP verlaat verliest u tegelijk de security en controle die EBS biedt.

Als je mini-systemen moet bouwen rondom het ERP om over de data te kunnen rapporten dan weet je dat er wat mis is. Dit betekent dat het ERP zelf aan relevantie heeft ingeboet.

Hoewel het misschien niet zo lijkt is er hoop. Hoop om de lasten van IT te verlichten en hoop op betere rapportage voor Oracle E Business suite gebruikers. Naast de Oracle stack, spreadsheet tools en BI is er nog een andere optie.

Out-of-the-box Functionaliteit

Oplossingen met standaard sjablonen die voortbouwen op Oracle EBS logica en security kunnen aanzienlijke verbeteringen brengen en veel van de werklast van IT omtrent rapportage wegnemen. Natuurlijk, uw bedrijf is uniek, dus niet alles kan worden gestandaardiseerd. Maar wanneer u een nieuwe oplossing overweegt, zorg er dan voor dat de oplossing die u kiest in ieder geval sjablonen voor financiële rapporten bevat. Financiële rapportage is geschikt voor gestandaardiseerde sjablonen vanwege drie redenen:

  • 1e reden: De fundamentele structuur van resultatenrekeningen, kasstroomoverzichten en andere financiële documenten zijn redelijk uniform in de wereld.
  • 2e reden: Internationale boekhoudingsprincipes zijn gestandaardiseerd en worden gevolgd door organisaties van alle maten, locaties en bedrijfsmodellen
  • 3e reden: Er zijn bepaalde functionaliteiten zoals overlopende periodes, drilldown naar details en hiërarchieën die algemene vereisten zijn voor elke Oracle EBS implementatie.

Finance heeft ook behoeften

Laten we even verder kijken naar de bovengenoemde 3e reden. Waarom is drilldown so belangrijk voor Finance in het bijzonder? Als Finance een rapport krijgt moeten ze de onderliggende cijfers kunnen onderzoeken op juistheid, zeker als deze gegevens uit een ander systeem komen dan het ERP.

Misschien nog wel belangrijker is Finance’s behoefte aan real-time data, zeker bij periode-einde. Als Finance zich bij het nemen van beslissingen moet baseren op statische gegevens dan verlaagt dit de betrouwbaarheid van hun analyses. De mogelijkheid om horizontaal en verticaal te kunnen downdrillen en interactief de data te kunnen onderzoeken voorziet de organisatie van accurate en tijdige informatie voor het maken van de juiste beslissingen.

Een gestandaardiseerde oplossing is daarom uitermate geschikt voor Finance. Het geeft ze de mogelijkheid hun eigen vragen te kunnen beantwoorden zonder oneindig heen-en-weer met IT.

Voor meer informatie over het verbeteren van uw rapportage processen neem dan contact met ons op.